告別海量紙質(zhì)文檔 開啟無紙化辦公模式

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同事A大清早來公司，突然發(fā)現(xiàn)擱在抽屜里的文件被小強咬破了頁腳；隔壁辦公室的同事B喝下午茶時不小心把咖啡潑在了客戶剛簽的合同上；小C不過是出門接了壺水，回來時放在桌角的文檔已經(jīng)不知所蹤……諸如此類的辦公室“災(zāi)難片”幾乎每天都在上演，這些關(guān)于紙質(zhì)文檔的意外事故著實令人防不勝防。 有過類似經(jīng)歷的朋友們，應(yīng)該深有體會，當(dāng)遇到紙質(zhì)文檔損壞或者丟失事件時，總會無比頭大，心中不免奢望，要是這些紙質(zhì)文檔能夠像電子文檔一樣可以一鍵復(fù)原就好了。 這還不算完，你可能還曾見識過這樣的場景，老板臨時需要某一份文件，年輕的小助理面對辦公桌上堆積如山的文件夾無從下手；銷售人員想找一份公司以往的合同案例，需要跨部門咨詢，經(jīng)過層層批準(zhǔn)才能調(diào)用；公司申報項目需要準(zhǔn)備各類足以證明資質(zhì)的材料，負責(zé)人得從各個部門收集文件……層層疊疊的紙質(zhì)文檔不斷打亂我們的工作節(jié)奏，可謂“兵荒馬亂”。 其實，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新，企業(yè)辦公也逐漸進入了信息化時代，人們的文檔管理方式在潛移默化中得到了很多的改善。傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式顯然已經(jīng)無法滿足時代的需求，如今人們需要的是一個更加高效、更加便捷、更加安全的紙質(zhì)文檔管理模式。 于是為了適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公需求，無紙化辦公逐漸普及開來，并且在發(fā)展過程中不斷得到優(yōu)化。在無紙化辦公模式下，一個滿足時代需求的紙質(zhì)文檔管理工具是必不可少的。隨著大數(shù)據(jù)概念的火速蔓延，現(xiàn)代化的紙質(zhì)文檔管理工具也逐步向信息化、數(shù)據(jù)化、智慧化前進。 例如，紙質(zhì)文檔管理解決方案就是大數(shù)據(jù)時代下的產(chǎn)物，由于該解決方案內(nèi)含OCR別、云檢索和云管理服務(wù)，讓各個企業(yè)的海量紙質(zhì)文檔走上大數(shù)據(jù)的軌道，實現(xiàn)了企業(yè)智能化辦公。 現(xiàn)代化的紙質(zhì)文檔管理工具一般需要包括以下幾個基本功能： 1、提高文件處理速度 辦公講究效率，文件的處理速度直接影響員工的辦公效率，如何提高文件處理速度，妥善處理線上文件至關(guān)重要。 2、掃描、保存、共享文件 這三個功能可以說是紙質(zhì)文檔管理工具中必不可少的功能了。重點還是在于掃描識別后是否能夠?qū)崿F(xiàn)線上自由編輯。這一點，是紙質(zhì)文檔管理方案的強項，掃描之后的文檔圖片可以根據(jù)個人需求進行裁切、亮度調(diào)整、色差調(diào)整甚至清晰度調(diào)整等處理。高精度識別文檔內(nèi)容，提取文本，保存之后便可進行自由編輯，導(dǎo)出支持txt、word、雙層pdf和以及純文本pdf。識別語言種類豐富，除了常規(guī)的簡體、繁體中文，還支持日文、韓文、英文等14種語言的識別。 3、組織和文檔歸流 大中型的企業(yè)由于文檔數(shù)量龐大，常常陷于難以梳理的困境。文檔管理需要能夠智能化進行文檔的組織和歸流，方便用戶按照類型進行查找，有效提高工作效率。 4、信息安全防護 信息安全是每一個企業(yè)都必須要注意到的問題，公司的紙質(zhì)文檔中很可能包含有機密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。紙質(zhì)文檔管理解決方案可設(shè)置在公司內(nèi)部的私有云上，采用領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和SSL傳輸加密技術(shù)，為文檔安全保駕護航。 一個智慧化的紙質(zhì)文檔管理平臺，更能夠貼近公司的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理。從大數(shù)據(jù)的角度出發(fā)，提高公司員工的辦公效率和辦公質(zhì)量。是時候告別海量紙質(zhì)文檔，開啟無紙化辦公模式了。